Wat is productiviteit?

Van nature zoek ik graag naar structuur in de dingen rondom mij, en ik vermoed dat ik niet de enige ben. Een van de zaken waar ik met dit artikel wil proberen structuur in te brengen is de term productiviteit en alles wat er mee samen hoort zoals systemen, hulpmiddelen, technieken, enz. We zullen zien dat er 3 niveaus onderscheiden kunnen worden in wat mensen verstaan onder productiviteit.

Let op, dit artikel heeft nog wat scherpje kantjes en is niet afgewerkt en uitgebreid zoals ik het zou willen.

Efficiëntie is een term die vaak samen met productiviteit wordt genoemd. Op de Engelstalige Wikipedia pagina vinden we het volgende:

... While productivity is the amount of output produced relative to the amount of resources (time and money) that go into the production, efficiency is the value of output relative to the cost of inputs used. ...

De definitie op deze Wikipedia pagina (en de meeste definities die je gaat vinden) zijn gebaseerd op het produceren van goederen. De westerse maatschappij is echter meer en meer aan het evolueren naar een diensten maatschappij, waar zogenaamd 'kenniswerk' centraal staat: creativiteit, creëren, schrijven, analyseren, enz. Dit zijn per definitie moeilijker meetbare activiteiten dan goederen die geproduceerd dienen te worden. Over deze verschuiving in de inhoud van het werk volgt later meer.

Wat we horen en lezen over productiviteit vandaag de dag kan in 3 groepen verdeeld worden:

Niveau 1: Tips en technieken

Dit niveau gaat over de vraag: "Hoe doe ik het beste de taak die voor me ligt?". Dit kan gaan van efficiënt email beantwoorden, een efficiënte meeting houden, en zo veel meer. Meestal hebben we het over dergelijke tips wanneer we over productiviteit praten.

De hele life hack beweging die (vooral in Engelstalige landen) enorm populair is, weerspiegelt in grote mate dit niveau van productiviteit.

Niveau 2: Proces

In dit niveau stellen we ons de vraag naar "Wat?" en "Wanneer?". Met andere woorden: Hoe pakken we het aan.

Nogal wat methoden en systemen spitsen zich (geheel of gedeeltelijk) op dit niveau toe: todo lijstjes, Getting Things Done, Do It Tomorrow, enz.

Niveau 3: Doelen

In dit niveau stellen we de vraag naar het "Waarom?". Waarom doen we de projecten en taken die we doen? Wat is het achterliggende doel dat we willen bereiken? Wat is onze visie op het leven?

Vaak wordt dit niveau vergeten, of te laat herkend. Denk maar aan de succesvolle manager die op z'n 60ste spijt heeft dat hij zijn kinderen niet heeft zien opgroeien.

Elk van die niveaus kan verder opgesplitst worden, en uiteraard zijn er voorbeelden te vinden die in 2 niveaus thuis horen, maar die bevestigen alleen maar de regel. In de figuur hierboven geven we weer hoe deze niveaus elkaar beïnvloeden en sturen.

Later komen we nog terug op in welk niveau je het beste kan instappen, of met andere woorden, welke vragen je het best eerst stelt.