Wat doe jij (echt) voor werk?

Matthew Cornell heeft me weer eens aan het denken gezet, maar deze keer niet over de inhoud van zijn laatste bericht, wel over een referentie die hij vermeldt: Constant, Constant, Multi-tasking Craziness. In dit artikel geschreven door V. M. González en G. Mark wordt o.a. geanalyseerd waaraan "information workers" of "knowledge workers" (in het Nederlands: kenniswerkers) hun tijd besteden.

Een van de zaken die tijd vergen wordt in dit artikel onder de noemer "metawerk" geplaatst. Metawerk is dat wat nodig is om ons werk te kunnen doen: afspraken maken voor meetings, coördinatie, bureau opruimen, email organiseren, enz. Met andere woorden: alles wat nodig is om het eigenlijke werk te kunnen realiseren.

De vraag die zich automatisch stelt: wat doen we eigenlijk voor werk? Wat wordt er van ons verwacht en wat verwachten we van onszelf? Een dokter moet patiënten behandelen maar ook bij blijven met de medische wetenschap, een helpdesk medewerker moet problemen oplossen maar ook documenteren voor later gebruik, een IT manager moet zijn omgeving onder controle hebben maar ook een visie hebben en mensen coachen, een vertegenwoordiger dient te verkopen maar ook zijn database met contacten up-to-date te houden, enz.

Moeten we in een aantal gevallen niet vaststellen dat onze eigenlijke job inhoud er een is van: creatief zijn, visie ontwikkelen, nadenken, discussiëren, enz. Dat is nu eenmaal eigen aan kenniswerk. Hoe komt het dat we voor het werk dat we echt worden verwacht te doen vaak geen tijd hebben? Waarom staat dit dan niet in onze agenda of "todo list"?

Helpen kiezen: een voorbeeld

Deze morgen kwam ik 'per ongeluk' op de vacature site van Accenture terecht. Ik was blij verrast om in het midden van de pagina volgende te zien:

Dit is duidelijk een bedrijf dat begrijpt hoe moeilijk het is een keuze te maken, laat staan als het gaat over een keuze maken voor een job. Door deze 3 mogelijkheden krijg je heel snel een idee over wat je wil en hoe zich dit vertaalt in een type functie.

Wat zou het handig zijn moesten meer diensten en websites ons op die manier wegwijs maken in hun manier van werken...

Wat is productiviteit? (Deel 2)

Een post op "The Growing Life" heeft me met de neus op de feiten gedrukt: er zitten een hoop dingen in mijn hoofd die ik er blog-gewijs uit zou willen krijgen maar waar ik niet onmiddellijk de tijd voor krijg. Het gevolg is dat anderen dat eerst doen. Maar ach, alles is al eens gezegd dus maakt het niet zo veel uit...

Niet dat ik het eens ben met alles wat er wordt geschreven in bovenstaand bericht, zeker niet als je in acht neemt dat je binnen productiviteit over verschillende niveaus kan praten en dat die vaak door elkaar worden gehaald.

Nu wil ik het kort over iets hebben dat daar bij aanleunt en ook verband houdt met de 3 niveaus binnen productiviteit. Er is een tweede dimensie wanneer we structuur willen brengen in productiviteit. Die dimensie heeft te maken met de schaal:

Productiviteit betekent voor een bedrijf iets anders dan voor een persoon binnen dat bedrijf. Het optimaliseren van een proces binnen een team verloopt anders dan binnen een departement. Vaak zullen de doelen voor een persoon binnen zijn werk omgeving anders liggen dan voor het bedrijf waarbinnen die persoon werkt. Nochtans hebben de bedrijfs processen vaak een grote invloed op de persoonlijke processen van een werknemer.

Gelijkaardig zou je kunnen zeggen dat de waarden en doelen van een individu sterk bepaald worden door de groep, familie, cultuur, maatschappij, enz waarbinnen dit individu zich bevindt. Met andere woorden: draai het of keer het, we zijn een kind van de maatschappij, ook als het over productiviteit gaat.

Het wordt dus tijd dat we het eenvoudige schema uit het vorige bericht uitbreiden, maar dat is voor een andere keer...

Wat is productiviteit?

Van nature zoek ik graag naar structuur in de dingen rondom mij, en ik vermoed dat ik niet de enige ben. Een van de zaken waar ik met dit artikel wil proberen structuur in te brengen is de term productiviteit en alles wat er mee samen hoort zoals systemen, hulpmiddelen, technieken, enz. We zullen zien dat er 3 niveaus onderscheiden kunnen worden in wat mensen verstaan onder productiviteit.

Let op, dit artikel heeft nog wat scherpje kantjes en is niet afgewerkt en uitgebreid zoals ik het zou willen.

Efficiëntie is een term die vaak samen met productiviteit wordt genoemd. Op de Engelstalige Wikipedia pagina vinden we het volgende:

... While productivity is the amount of output produced relative to the amount of resources (time and money) that go into the production, efficiency is the value of output relative to the cost of inputs used. ...

De definitie op deze Wikipedia pagina (en de meeste definities die je gaat vinden) zijn gebaseerd op het produceren van goederen. De westerse maatschappij is echter meer en meer aan het evolueren naar een diensten maatschappij, waar zogenaamd 'kenniswerk' centraal staat: creativiteit, creëren, schrijven, analyseren, enz. Dit zijn per definitie moeilijker meetbare activiteiten dan goederen die geproduceerd dienen te worden. Over deze verschuiving in de inhoud van het werk volgt later meer.

Wat we horen en lezen over productiviteit vandaag de dag kan in 3 groepen verdeeld worden:

Niveau 1: Tips en technieken

Dit niveau gaat over de vraag: "Hoe doe ik het beste de taak die voor me ligt?". Dit kan gaan van efficiënt email beantwoorden, een efficiënte meeting houden, en zo veel meer. Meestal hebben we het over dergelijke tips wanneer we over productiviteit praten.

De hele life hack beweging die (vooral in Engelstalige landen) enorm populair is, weerspiegelt in grote mate dit niveau van productiviteit.

Niveau 2: Proces

In dit niveau stellen we ons de vraag naar "Wat?" en "Wanneer?". Met andere woorden: Hoe pakken we het aan.

Nogal wat methoden en systemen spitsen zich (geheel of gedeeltelijk) op dit niveau toe: todo lijstjes, Getting Things Done, Do It Tomorrow, enz.

Niveau 3: Doelen

In dit niveau stellen we de vraag naar het "Waarom?". Waarom doen we de projecten en taken die we doen? Wat is het achterliggende doel dat we willen bereiken? Wat is onze visie op het leven?

Vaak wordt dit niveau vergeten, of te laat herkend. Denk maar aan de succesvolle manager die op z'n 60ste spijt heeft dat hij zijn kinderen niet heeft zien opgroeien.

Elk van die niveaus kan verder opgesplitst worden, en uiteraard zijn er voorbeelden te vinden die in 2 niveaus thuis horen, maar die bevestigen alleen maar de regel. In de figuur hierboven geven we weer hoe deze niveaus elkaar beïnvloeden en sturen.

Later komen we nog terug op in welk niveau je het beste kan instappen, of met andere woorden, welke vragen je het best eerst stelt.

TiddlyWiki en Firefox

Ik beschreef reeds eerder hoe TiddlyWiki een manier is voor mij om ideën, links en andere vormen van informatie op te slaan en terug te vinden. Per toeval kwam ik ook uit op volgende Firefox Plugin: TiddlySnip. Deze plugin laat je toe om een stuk tekst op te slaan in je TiddlyWiki vanuit Firefox door die tekst te selecteren en een eenvoudige klik op de rechtermuis toets. Indien gewenst krijg je nog een schermpje waar je extra notities kan maken.

Zeer handig om snel referenties naar websites ed op te slaan.

Nog een 'onvermijdelijke illusie'

Ik wil graag nog een voorbeeldje geven van een cognitieve illusie, zoals Piattelli Palmarini ze beschrijft in z'n boek

Maria beweert dat haar partner Piet steeds op haar tenen trapt bij het dansen. Wat moet er gebeuren opdat men objectief kan nagaan of deze bewering klopt?

Dit lijkt helemaal niet zo'n moeilijke vraag, wel? Het antwoord is simpel: laat Piet met enkele andere vrouwen dansen, en vraag aan die vrouwen of hij op hun tenen danst.

Akkoord?

Dit is wat men in de praktijk vaak als antwoord krijgt. Wij vergeten op die manier echter een tweede test, voor een stuk omwille van de vraagstelling maar ook omdat we opnieuw met vooronderstellingen worstelen (mannen kunnen minder goed dansen).

Om helemaal correct te zijn, zou je ook Maria met een aantal mannen moeten laten dansen en nagaan of die mannen ook op haar tenen trappen. De combinatie van die twee testen is de enige volledige.

We staan er zo vaak niet bij stil, maar hoeveel gelijkaardige discussies kunnen er niet optreden onder partners of binnen werk situaties? Dat lijdt vaak tot spanningen en negatieve emoties:

• De vaststelling van een werkgever: werknemer X kan geen instructies opvolgen. Misschien zijn de instructies van een bepaalde persoon niet duidelijk?
• Iemand's zoon of dochter heeft iets mispeuterd en er wordt verwezen naar de opvoeding. Misschien schort er iets met het kind of de omgeving, en niet met de opvoeding.
• Een relatief eenvoudig gerecht mislukt keer op keer, zodanig dat je aan je kook kunsten zou gaan twijfelen. Zou het niet kunnen dat er een derde factor is, zoals het type pan, lichtjes andere ingrediënten, enz. ?

Heb jij nog interessante voorbeelden van bovenstaande "illusie"?